Präsentation halten: Was vor dem ersten Satz entschieden wird

Eine Präsentation ist ein Tauschgeschäft. Du gibst den Zuhörenden etwas, eine Information, eine Empfehlung, eine Entscheidungsgrundlage. Dafür willst du ihre Aufmerksamkeit.

Die Gegenseite fragt sich, meist unbewusst: „Warum soll ich dir meine Aufmerksamkeit schenken, ich habe so viel zu tun.“ Alles Weitere dient dem einen Zweck, dass dieser Tausch zustande kommt, von der Vorbereitung über Haltung, Zwischenfragen und Schluss bis zur letzten Folie.

Was muss vor der Präsentation geklärt sein?

Drei Dinge, und zwar bevor du eine einzige Folie anfasst: das Thema, die Zielgruppe und die Botschaft.

Das Thema ist enger, als die meisten es fassen. Nicht „künstliche Intelligenz“, sondern „drei Gründe, warum wir KI in der Buchhaltung einsetzen sollten“. Nicht „Leadership“, sondern „drei Dinge, die gute Führung ausmachen“.

Je genauer das Thema, desto leichter fällt alles Weitere, weil das Gehirn eine Antwortmaschine ist. Je nachdem, welche Frage du ihm stellst, liefert es Antworten. Wer sich fragt, was er alles zum Thema weiß, bekommt eine Liste. Wer sich fragt, wie er eine bestimmte Aussage rüberbringt, bekommt eine Struktur.

Die Zielgruppe bestimmt Sprache und Tiefe. Dazu gleich mehr.

Die Botschaft ist der eine Satz, den die Leute mitnehmen sollen. Willst du informieren oder überzeugen? Beides ist legitim, aber es ist nicht dasselbe.

Schon Aristoteles hat die Rede als Überzeugungsakt beschrieben. Im Berufsalltag ist fast jede Präsentation eine: Du willst, dass jemand etwas entscheidet, freigibt, mitmacht oder unterlässt. Leg diesen Satz zuerst fest. Alles andere hängt daran.

Wie ist eine gute Präsentation aufgebaut?

Einleitung, Hauptteil, Schluss. Das klingt banal. Trotzdem fehlt in den meisten Präsentationen, die ich sehe, einer der drei Teile oder er ist verwechselt.

Warum drei Punkte? Eine Tischplatte braucht mindestens drei Beine, damit sie steht. Genauso brauchen wir meist drei Argumente, drei Perspektiven oder drei Inhaltspunkte, damit wir überzeugt sind. Ein Punkt wirkt dünn, zwei wirken wie ein Entweder-oder, ab drei entsteht ein Bild.

Die Gedächtnisforschung liefert die Obergrenze dazu: Nelson Cowan hat 2001 zusammengetragen, dass das Arbeitsgedächtnis etwa vier Einheiten gleichzeitig hält. Drei Hauptpunkte passen hinein, sieben nicht.

Welche drei Punkte das sind, hängt vom Redetyp ab. Eine informierende Präsentation bringt drei Informationen. Ein Pitch bringt drei Vorteile, denn Personen kaufen nicht das Produkt, sondern die Vorteile dahinter. Eine Einschulung folgt der Reihenfolge Was, Warum, Wie.

Und der Einstieg hat nur eine Aufgabe: Aufmerksamkeit, bevor du informierst. Der erste Satz ist nie „Mein heutiges Thema ist“, sondern ein Grund zuzuhören. „Heute geht es darum, wie wir dreißig Prozent weniger Rückfragen bekommen, ohne eine Stelle mehr zu schaffen.“

Für wen hältst du die Präsentation?

Zielgruppenorientierung hat zwei Seiten, von denen die zweite fast immer vergessen wird.

Die erste ist das Wissen. Was weiß die Zielgruppe schon und was muss sie wissen, um dir folgen zu können? Fremdwörter und Abkürzungen erklärst du mit einem einfachen „das ist so etwas wie“. CRM ist so etwas wie eine Datenbank für unsere Kunden.

Erklär es, als säße ein Siebenjähriger im Raum. Niemand fühlt sich dadurch beleidigt, aber viele sind dankbar.

Das Tückische: Die eigenen Fachwörter fallen dir nicht auf. Einem Ingenieur war „Drainage“ so vertraut, dass er es vor Laien nicht als Fremdwort erkannt hat. Lass jemanden aus einer anderen Abteilung einmal zuhören und jedes Wort nennen, das er nicht kennt.

Die zweite Seite ist das Ziel. Was erwartet die Zielgruppe von diesem Termin? Eine Geschäftsführung will Ergebnisse hören und wissen, welche Probleme gelöst werden.

Sie will nicht wissen, in welcher Programmiersprache das Tool geschrieben ist. Ein Team, das eingeschult wird, will genau das Gegenteil: alle Details. Dieselbe Präsentation vor beiden Gruppen ist zweimal die falsche.

Greifbar wird ein Punkt durch Beispiele, die ausgedacht sein dürfen, solange du es sagst. „Stellen wir uns vor, ein Mitarbeiter kommt am Montag ins Büro und findet drei widersprüchliche Angebotsvorlagen vor.“ Ein reales Beispiel wirkt stärker, ein fiktives ist besser als keines.

Und bei Zahlen gilt dasselbe wie bei Fachwörtern: Eine Kennzahl ohne Erklärung ist für die Hälfte des Raums ein Rätsel. „Die Herzratenvariabilität, das ist so etwas wie ein Messwert für Erholung“ und dann erst die Zahl.

Mit welcher Haltung gehst du hinein?

Das ist der Punkt, den Bücher über Präsentationstechnik auslassen. Er entscheidet mehr als jede Folie.

Ich nenne es Intention: die innere Einstellung, mit der du in den Termin gehst. Diese Einstellung ist wählbar. Die meisten gehen mit „schauen wir mal, wie es heute wird“ hinein. Das ist eine Zuschauerhaltung.

Wer so hineingeht, wartet ab, was passiert, und reagiert. Dahinter steckt manchmal der Wunsch, sich nichts vorzunehmen, woran man scheitern könnte. Die Alternative ist ein Satz wie „Ich begeistere heute mein Publikum“ oder „Die sollen nachher wissen, was zu tun ist“.

Die Wirkung ist dreifach. Dein Auftreten wird besser, weil Stimme und Körpersprache der Absicht folgen. Dein Inhalt wird besser, weil du wacher bist. Und du fühlst dich besser, weil du handelst statt zu erdulden.

Spitzensportler stehen vor dem Sprint auch nicht mit „schauen wir mal“ am Start.

Dazu gehört ein zweiter, kürzerer Satz, der den Körper einstellt. Eine Ärztin, die vor ihrer Klinik gesprochen hat, hat sich für die letzten Sekunden vor dem Start drei Wörter zurechtgelegt: Stand, Ausgangsgeste, Lächeln. Beide Füße fest, die Hände locker vor dem Körper, ein Lächeln. Das ist wie beim Sport, wo man sich vor jedem Aufschlag „festes Handgelenk“ sagt und der Rest wie von selbst kommt.

Das Auftreten zählt ab Sekunde eins. Nalini Ambady und Robert Rosenthal haben 1993 gezeigt, dass Beobachter aus stummen Videoausschnitten von unter dreißig Sekunden die Beurteilung von Lehrenden am Semesterende erstaunlich gut vorhersagen konnten. Der erste Eindruck ist nicht alles, aber er ist früh da und hartnäckig.

Ablesen, auswendig oder frei?

Frei, mit Stichworten. Die beiden anderen Wege sehe ich jede Woche scheitern, und zwar aus demselben Grund.

Wer abliest, wird monoton und verliert seine Überzeugungskraft, weil er das Wissen nicht abruft, sondern herunterrattert. Und wenn er aussteigt, kommt er nicht mehr hinein, weil der Text die einzige Spur war. Ein Klient, der eine Ausschreibungspräsentation vor einer Behörde gehalten hat, hat die Notizen unter den Folien abgelesen, die Stelle verloren, ein Brett vor dem Kopf gehabt und war für den Rest der Probe in der Defensive.

Wer auswendig lernt, hat dasselbe Problem mit mehr Vorbereitungszeit: Es ist nicht authentisch, baut zusätzlichen Druck auf und geht nach hinten los, sobald ein Satz fehlt.

Verlass dich auf dein Auftreten. Das ist die halbe Miete, die verloren geht, sobald du auf ein Blatt schaust. Ein Versprecher ist dabei kein Grund zum Anhalten. Weitermachen, das Publikum hat ihn in drei Sekunden vergessen, wenn du es auch tust.

Eine Ausnahme gibt es: Texte, die Wort für Wort stimmen müssen, etwa ein rechtlich geprüftes Pflichtstatement. Dann lies ab, aber richtig. Schreib den Text so, wie du sprichst, nicht wie einen Bericht.

Probe ihn laut und in voller Länge, die Probe ist nie kürzer als der Auftritt. Blick zwischen den Absätzen auf und sprich die Passagen frei, bei denen du sicher bist. Einen Teleprompter gibt es nur auf großen Bühnen, wo der Techniker deinem Tempo folgt, nicht umgekehrt.

Und sprich langsamer, als es sich richtig anfühlt. Bei Unsicherheit rasen die meisten, ein Fluchtreflex, bloß schnell fertig werden. Eine Pause statt eines „ähm“ wirkt wie Sicherheit. In der Stille hören plötzlich mehr Leute wieder zu.

Eine Wissenschaftlerin, die vor Fachpublikum gesprochen hat, hat in der Probe an jeder Stelle, an der sie schneller wurde, bewusst durchgeatmet. Der Vortrag ist nicht länger geworden. Er ist verständlich geworden.

Wie gehst du mit Zwischenfragen um?

Die häufigste Situation, in der Präsentationen kippen. Jemand fragt dazwischen, du brichst mitten im Satz ab, antwortest mit „weiß ich jetzt nicht genau“ und danach: Wo war ich? Der rote Faden ist weg und die Haltung ist jetzt die eines Bittstellers.

Bei einer echten Unterbrechung hilft ein Satz mit Rückfrage: „Ich mache noch meinen Punkt fertig, danach komme ich gerne auf Ihren Punkt zurück. Ist das in Ordnung für Sie?“ Fast niemand sagt nein. Damit hast du die Führung behalten, ohne unhöflich zu sein.

Wenn du die Frage dann beantwortest, beginn mit Wertschätzung. „Das ist eine wirklich gute Frage“ oder „Ich habe mich schon gefragt, wann diese Frage kommt“. Das ist keine Floskel, sondern Beziehungsarbeit, die dir zwei Sekunden zum Denken gibt. Wenn die Maschine einmal anläuft, kommt etwas.

Und wenn keine Fragen kommen? Dann stehst du nicht vor Steinen im Gesicht, sondern hast zwei bis drei eigene Fragen vorbereitet: „Was fanden Sie besonders spannend? Was hat Sie überrascht?“ Oder direkt: „Wenn Sie keine Fragen an mich haben, habe ich welche an Sie.“

Die Stille nach „Gibt es Fragen?“ ist der Moment, in dem viele Präsentationen ihren guten Eindruck wieder verlieren. Sie ist vermeidbar.

Wie bindest du das Publikum ein?

Bewusst und mit Blick auf den Preis. Interaktion bringt Aufmerksamkeit, macht die Präsentation unterhaltsamer und lenkt sie zu den Bedürfnissen des Publikums. Sie kostet Kontrolle, sie kann in eine Diskussion entgleiten und sie braucht deutlich mehr Zeit.

Bei einem Pitch von drei Minuten lässt du sie weg. Bei einem Workshop ist sie der Kern. Dazwischen wählst du aus: Im Raum reichen eine bis zwei pro Präsentation. Online brauchst du mehr, etwa eine nach jedem Hauptpunkt, weil die Rückmeldung des Raums fehlt.

Was tun, wenn die Technik ausfällt?

Der Beamer bleibt schwarz, das Video startet nicht, das Mikrofon rauscht. Das Publikum merkt es in derselben Sekunde wie du, deshalb bringt Überspielen nichts. Sprich es kurz an und nutze die Zeit: „Der Beamer streikt gerade. Ich sage Ihnen die Kernaussage schon jetzt, die Bilder liefere ich nach.“

Oder du stellst eine Frage an den Raum. Läuft nach etwa einer Minute noch immer nichts, mach ohne Technik weiter.

Das geht nur, wenn die Präsentation auch ohne Folien funktioniert. Zur Vorbereitung gehört deshalb ein Plan B: die Folien als PDF auf einem Stick und in der Cloud, die drei wichtigsten ausgedruckt und die Botschaft mit ihren drei Punkten so im Kopf, dass du sie frei sprechen kannst. Wer mit Stichworten statt mit Text vorbereitet hat, hat das ohnehin. Und teste die Technik in der Pause vor deinem Auftritt, nicht in der Minute davor.

Wie beendest du die Präsentation?

Nie mit „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit“. Du hast eine geniale Präsentation aufgebaut. Mit dem letzten Satz reißt du sie ein, denn mit dem Dank wirst du zum Bittsteller.

Du bist der Experte. Die anderen dürfen dankbar sein, dass sie dir zuhören durften. Danke für aktive Mitarbeit, „danke für eure Ideen vorhin“, nie fürs Zuhören.

Am Ende kommen keine neuen Informationen. Nur die Zusammenfassung der drei Punkte, eine Einschätzung und ein Appell oder ein Ausblick. Den Sack zumachen.

Ein Ingenieur, der vor Eigentümern gesprochen hat, hatte in jeder Fortbildung „Danke fürs Zuhören“ als letzte Folie gesehen und für richtig gehalten. Sein neuer Schluss: die drei Punkte in drei Sätzen, dann „Freuen Sie sich auf die Wohnqualität, die Sie danach haben werden.“

Wenn eine Fragerunde folgt, leite sie ein, statt abrupt „Fragen?“ zu sagen und in den Saal zu schauen. Zuerst die Zusammenfassung und der Appell, dann: „Was ist unklar geblieben? Was haben Sie dazu zu sagen?“ Und nach der letzten Frage wiederholst du den Appell in ein, zwei Sätzen. So endet die Präsentation mit deiner Botschaft und nicht mit einer Stille.

Wie sollten die Folien aussehen?

Folien haben zwei Ebenen, Inhalt und Design. Auf jeder gibt es drei Hebel.

Beim Inhalt ist der erste Hebel der Mehrwert. Die Titelfolie ist die Folie, die am längsten gezeigt wird, während die Leute hereinkommen. „Präsentation für Investoren“ verschenkt sie. „Wie Sie treue Kunden durch Erlebnisse im virtuellen Raum gewinnen“ nutzt sie, weil sie das Ergebnis nennt und nicht das Thema.

Der zweite Hebel ist Einfachheit. Die Folie ist Unterstützung, nicht Ersatz. Bilder, kurze Sätze und als Überschrift ein ganzer Satz, der die Aussage der Folie zusammenfasst: „Produkt 2 wird im nächsten Jahr wachsen“ statt „Umsatzentwicklung“. Wer nur die Überschriften liest, kennt die Präsentation.

Der dritte Hebel sind Geschichten. Wo eine Zahl steht, kann auch ein Beispiel stehen, das die Zahl erlebbar macht.

Beim Design: Vorlagen, denn niemand muss Folien selbst gestalten, es gibt gute Vorlagen für jeden Zweck. Weißraum, denn er schafft Denkpausen, sorgt für Fokus und wirkt elegant. Und Punkte nacheinander einblenden, damit die Aufmerksamkeit dort ist, wo du gerade bist, und nicht drei Punkte voraus.

Bei einem Diagramm markierst du die Botschaft: ein Kreis um die eine Zahl, die zählt, das eine Wort fett. Sonst sucht jeder im Raum etwas anderes.

Zum Grundproblem überladener Folien hat Richard Mayer in seiner Forschung zum Lernen mit Medien einen klaren Befund: Wird derselbe Text gleichzeitig gezeigt und gesprochen, lernen Menschen schlechter als bei gesprochenem Wort mit einem Bild. Er nennt es Redundanzeffekt. Entweder die Leute lesen, oder sie hören zu. Wenn sie lesen sollen, hätte ein Handout gereicht.

Das gilt auch für alles, was du zu einer vollen Folie sagst. Was nur mündlich kommt, die Begründung, die Konsequenz, der Auftrag, ist oft das Entscheidende. Genau das geht unter, solange alle lesen.

Deshalb steht auf der Folie, bei der du das Wichtigste sagst, nur die Aussage als Satz oder ein Bild. Brauchst du in dem Moment gar keine Folie, blende schwarz, in PowerPoint mit der Taste B. Dann schauen alle auf dich.

Welche Fehler kosten am meisten?

Sieben, in der Reihenfolge, in der ich sie sehe:

1. Ein langweiliger Anfang. „Sehr geehrte Damen und Herren, mein heutiges Thema ist.“ Wer so beginnt, hat die ersten zehn Sekunden verschenkt.
2. „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.“ Du hast etwas gegeben. Bedank dich für aktive Mitarbeit, nie fürs Zuhören.
3. Kein roter Faden. Wie ein Schiff ohne Kurs. Die Leute merken es an den Übergängen, oder daran, dass es keine gibt.
4. Mehrere Botschaften. Wer alles sagen will, sagt nichts, das jemand behält.
5. Fehlender Augenkontakt. Zur Decke, auf den Boden, zur Leinwand. Der Blick hält die Aufmerksamkeit. Wer ständig zur Leinwand schaut, legt sich einen Ausdruck oder ein Tablet vor sich hin.
6. Monotone Stimme. Erstaunlich viele Menschen, die viel präsentieren, bräuchten ein Stimmtraining und wissen es nicht.
7. Überladene Folien. Eine halbe Doktorarbeit auf einer Folie. Entweder die Leute lesen, oder sie hören zu.

Ein Rat zum Umgang mit dieser Liste: Nicht alles auf einmal. Nimm dir für die nächste Präsentation einen bis drei Punkte vor, nicht sieben. Wer alles gleichzeitig ändern will, ändert nichts, weil der Kopf mit der Liste beschäftigt ist statt mit dem Publikum.

Wie lang das Ganze sein darf, hängt vom Zeitfenster ab. Die Sprechdauer deines Textes liegt fast immer über deiner Schätzung. Der Redezeit-Rechner zeigt sie dir vorher. Und wie du die fertige Präsentation dann trainieren, ohne sie auswendig zu lernen, steht im Artikel zum Üben von Präsentationen.

Aus meiner Coaching-Praxis: Am Ende war ich für Herbert das Publikum einer Eigentümerversammlung. Herbert heißt in Wirklichkeit anders, ist Bauingenieur und sollte vor über hundert Parteien die anstehende Sanierung vorstellen. Sein Entwurf war eine Liste von vier Bauteilen.

Wir haben zuerst das Thema gefasst: nicht „die Sanierung“, sondern „worauf Sie sich in den nächsten zwei Jahren einstellen können“. Daraus sind die drei Punkte Keller, Fassade und Dach geworden, wobei die Heizung in die Fassade hineingewandert ist. Dann die Zielgruppe. Ihm ist selbst nicht aufgefallen, dass „Drainage“ für Laien ein Fremdwort ist, und ein halber Satz hat es gelöst.

Bei einem Punkt, der den Bewohnern nichts bringt, hat er das ehrlich angekündigt, statt einen Vorteil zu erfinden. Der Schluss war nicht mehr „Danke fürs Zuhören“, das hatte er in jeder Fortbildung als letzte Folie gesehen, sondern die drei Punkte in drei Sätzen und ein Ausblick auf die Wohnqualität danach. Er hat die Präsentation anschließend spontan vor mir gehalten und ich habe sie ihm abgekauft. Daran erkenne ich, dass eine Präsentation sitzt: Sie hält auch ohne Zettel und klingt trotzdem glaubwürdig.

Wenn die Folien stimmen und trotzdem nichts passiert

Wenn deine Präsentationen inhaltlich stimmen und trotzdem nicht das bewirken, was sie sollen. Aus diesem Grund kommen die meisten Führungskräfte zu mir: Die Folien sind gut, die Zahlen stimmen, aber am Ende passiert nichts.

Im Einzeltraining arbeiten wir an einer echten Präsentation, die bei dir ansteht. Wir klären Thema, Zielgruppe und Botschaft, bauen die drei Punkte und dann hältst du sie vor mir, mit Zwischenfragen, so lange, bis du in Führung bleibst. Hier findest du mehr Informationen, wie wir im Coaching an deinen Präsentationen arbeiten.