Aufbau einer Präsentation: Die Blaupause vor dem ersten Wort

Menschen, die gut präsentieren, können zwei Dinge: schnell strukturieren und im Moment formulieren. Das erste ist die Blaupause des Architekten, das zweite der Innenausbau.

Die Blaupause entsteht schneller, als die meisten glauben. Trotzdem scheitern Präsentationen am häufigsten an ihr, weil sie übersprungen wird.

Warum kommt die Struktur vor dem Text?

Weil das Gehirn beim Sprechen zwei Dinge gleichzeitig tut. Der Psycholinguist Willem Levelt hat 1989 beschrieben, wie Sprechen in Echtzeit funktioniert: Ein Teil plant, was gesagt werden soll, der andere formuliert es in Wörter und Sätze und beide arbeiten im Wechsel. Wer beim Sprechen noch überlegt, was er eigentlich sagen will, hat für das Formulieren nichts mehr frei.

Deshalb wirkt Reden ohne Struktur so angestrengt. Nicht, weil die Person schlecht formuliert, sondern weil sie zwei Aufgaben auf einmal erledigen muss.

Die Struktur nimmt die erste Aufgabe vorweg. Wo steht das Haus, woher kommt das Licht, wie viele Räume. Wenn das feststeht, kannst du dich im Moment auf Boden, Türen und Fenster konzentrieren.

Und die Struktur hilft nicht nur dem Redner. Gordon Bower und Kollegen haben 1969 gezeigt, dass Menschen Wörter, die in einer erkennbaren Hierarchie präsentiert werden, um ein Vielfaches besser behalten als dieselben Wörter in zufälliger Reihenfolge. Das Publikum merkt sich deine drei Punkte, weil es drei sind und weil sie geordnet sind. Eine Aufzählung von neun Aspekten merkt sich niemand.

Was die Struktur nicht ersetzt, ist das Auswendiglernen, und zwar in die andere Richtung: Ich rate davon ab. Ein auswendig gelernter Text ist nicht authentisch, baut zusätzlichen Druck auf und geht nach hinten los, sobald ein Satz fehlt. Die Struktur ist das Gegenmodell. Du merkst dir drei Punkte und formulierst den Rest im Moment.

Wie findest du die drei Hauptpunkte?

Mit einer Frage, nicht mit Sammeln. Das Gehirn ist eine Antwortmaschine: Je nachdem, welche Frage du ihm stellst, liefert es Antworten.

Wer sich fragt, was er alles über Barcelona weiß, bekommt eine endlose Liste. Wer sich fragt, warum Barcelona der schönste Urlaub war, bekommt drei Antworten: der Strand, das Essen, die Menschen. Das ist die Struktur.

Ich nenne das die Drei-Säulen-Struktur, gebaut wie ein griechischer Tempel. Das Fundament ist dein Einstieg mit der Fokusfrage, darauf steht alles. Die drei Säulen sind deine Hauptpunkte und jede braucht ein Beispiel, sonst steht sie nicht. Der Schluss ist das Dach, er schließt den Bau ab. Wer ein paar Rhetorikbücher kennt, erkennt darin den Fünfsatz: Einstieg, drei Hauptpunkte, Schluss.

Warum drei? Ich habe zwei Herleitungen und beide stimmen. Die erste: Eine Tischplatte braucht mindestens drei Beine, damit sie steht. Genauso brauchen wir drei Argumente, drei Perspektiven oder drei Inhaltspunkte, damit wir überzeugt sind.

Die zweite Herleitung beginnt bei einem einzigen Punkt, der nicht überzeugend ist. Zwei Punkte sind eine Dualität, an oder aus, oben oder unten. Erst ab drei versteht ein Kind, was Zählen ist, dann macht es Klick. Ab drei entsteht ein Bild.

Und die Gedächtnisforschung setzt die Grenze knapp darüber: Nelson Cowan hat 2001 zusammengetragen, dass das Arbeitsgedächtnis etwa vier Einheiten gleichzeitig hält. Drei Punkte passen hinein, neun nicht.

Beginne beim Hauptteil. Das ist die Reihenfolge, die ich jedem empfehle: zuerst die drei Punkte, dann die Einleitung, dann der Schluss. Wer bei der Begrüßung anfängt, hat nach zwanzig Minuten eine schöne Begrüßung und keinen Inhalt.

Und ein Hinweis zum Oberthema: Wenn die drei Punkte gefunden sind, brauchen sie einen Satz, der sie verbindet. Ein Klient hatte vier Bauteile einer Sanierung und wollte alle vier vorstellen. Aus vier sind die drei Punkte Keller, Fassade und Dach geworden und das Oberthema war nicht „die Sanierung“, sondern „worauf Sie sich in den nächsten zwei Jahren einstellen können“. Erst mit dem Oberthema hören sich drei Punkte wie eine Rede an und nicht wie drei Reden.

Wie ist ein einzelner Hauptpunkt gebaut?

Jeder Punkt hat innen denselben Bau in vier Schritten. An diesem Bau unterscheiden sich Präsentationen von Aufzählungen. Ein Beispiel: Eine Fahrrad-App will in einen neuen Markt in Südamerika.

Der Übergang ist der Schritt, der fast immer fehlt. Ohne ihn wirkt die Präsentation abgehackt, wie eine Liste, die vorgelesen wird. Mit ihm entsteht ein roter Faden, den das Publikum als Erzählung erlebt, obwohl es eine Struktur ist.

Im Beispiel geht es vom zweiten zum dritten Punkt so weiter: „Eine Sache ist, die App zum Kunden zu bringen. Eine andere ist, den Kunden für die App zu begeistern.“ Und der dritte Punkt ist die Produktanpassung.

Eine rhetorische Frage tut denselben Dienst: „Warum ist das so?“ Und schon bist du beim nächsten Punkt.

Wenn ein Punkt eine Behauptung ist, gilt zusätzlich die kleinste Struktur, die es gibt: Behauptung, Begründung, Beispiel. Drei Sätze. Damit steht jeder einzelne Punkt und im Zweifel ist spontan ein Beispiel leichter zu finden als ein Beweis. Wer bei langen Vorträgen nach jedem Punkt einen Satz Zwischenzusammenfassung setzt, „wenn wir also X nicht haben, dann …“, hält auch nach vierzig Minuten alle an Bord.

Wie ist der Schluss gebaut?

Aus drei Elementen. Keines davon ist „Danke für Ihre Aufmerksamkeit“.

Der Appell ist der Grund der Rede. Alles, was du davor gemacht hast, ist dafür da, diese Speerspitze schärfer zu machen. Deshalb legst du ihn zuerst fest, noch vor den drei Punkten: Was sollen die Leute nachher tun?

Dann fragst du, welche drei Punkte dorthin führen. Wer den Appell erst am Ende sucht, findet oft keinen, weil die drei Punkte in eine andere Richtung zeigen.

Welche Struktur passt zu welchem Anlass?

Aus dem Grundriss oben leiten sich fünf Strukturen ab. Ich zeichne sie im Training absichtlich alle aus derselben Vorlage, damit spürbar wird: Es ist immer das Gleiche, nur die Frage hinter den drei Punkten ändert sich.

Anlass	Die drei Punkte sind …	Beispiel
Informieren	drei Informationen oder Gründe	„Drei Gründe, warum Barcelona der schönste Urlaub war.“
Sich vorstellen	ich bin, ich kann, ich will	Name und Rolle, Kompetenz mit Beispiel, was du erreichen willst
Erklären, einschulen	Was, Warum, Wie	Was ist ein Software-Roboter, warum brauchen wir ihn, wie führen wir ihn ein
Verändern, überzeugen	Ist, Soll, Weg	So ist es jetzt, so soll es sein, so kommen wir hin und der Appell
Verkaufen	Eigenschaft plus Vorteil	„18 Gänge“ ist eine Eigenschaft, „Sie kommen jeden Berg hinauf“ ist der Vorteil

Wenn du die erste beherrschst, beherrschst du alle anderen. Und du erkennst die Struktur in Reden, die du hörst: Fast jede gute Ansprache ist eine dieser fünf. Zu dreien davon noch die Details, die im Training den Unterschied machen.

Wie stellst du dich vor?

Ich bin: Name, Position, je nach Zeit Alter und Familie. Bei zwanzig Sekunden bleiben der Name und ein Satz, was du für wen kannst. Ich kann: die Kompetenz, aber mit Beispiel, nicht als Liste. „Ich helfe Führungskräften, souverän im Mittelpunkt zu stehen.“

Ich will: die Mission. „Massiv viel Geld machen“ ist nicht sympathisch, „Führungskräften die Angst vor der Bühne nehmen“ schon. Optional ein viertes: ich verstehe, wenn du die Lage der Zuhörer selbst kennst. Oft kommst du ohne Einleitung aus, oder mit einem Satz Wertschätzung: „Ich freue mich, dass ich mich hier vorstellen darf.“ Und der Abschluss ist ein Angebot: „Wenn Sie ein Anliegen in dem Bereich haben, kommen Sie gerne zu mir.“

Bei der Erfahrung nennst du erst die jetzige Position, dann die Vorerfahrung, nicht chronologisch. „Seit zwei Jahren hier, davor zehn Jahre in der Branche.“

Wie baust du eine Rede, die etwas verändern soll?

Dafür ist die Appellrede da, die geballte Power. Ich baue sie als Fünfsatz, ein Modell des Sprechwissenschaftlers Hellmut Geißner, das auf der antiken Redelehre aufbaut, mit fünf Fragen:

Diese Rede lebt von zwei Motivationen: weg von etwas, der Rücken tut weh, die Schuhe drücken, und hin zu etwas, schöne Schuhe, mehr Gehalt, ein ruhigeres Team. Beide gehören hinein, aber im Unternehmen liegt das Gewicht auf dem Hin-zu. Weg-von nur in der Krise.

Beim Ist-Zustand darf ein Blick in die Zukunft ohne Veränderung stehen: „Wenn wir nichts ändern, dann …“ Ein Satz, nicht mehr. Wenn alles wunderbar wäre, müsstest du niemanden überzeugen.

Die Rede ist wie Pfeil und Bogen. Die Pfeilspitze ist der Appell. Wir starten immer bei der Spitze.

Wie machst du aus einer Eigenschaft einen Vorteil?

Ein Fachmann denkt, der Vorteil sei ohnehin klar. Für das Publikum ist er es nicht. Wie viele Pixel die Kamera hat, ist den meisten egal. Dass die Fotos so scharf werden, dass man den Unterschied zur Profikamera nicht sieht, nicht.

Die Sprachmuster, die Eigenschaft in Vorteil übersetzen: „Das bedeutet für Sie …“ / „Das ermöglicht Ihnen …“ / „Sie werden sehen, dass Sie in Situation X …“ / „Ich kann mir gut vorstellen, dass das praktisch für Sie ist, weil …“

Der Vorteil darf auch vor der Eigenschaft stehen. Eine Klientin hat eine Mitarbeiter-App so vorgestellt: keine Informationsflut mehr, weil Gruppen nach Zielgruppe, ausgelagerte Standorte erreichbar, weil am Handy. Ihre beste Rede bis dahin.

Warum ist die Reihenfolge bei Was, Warum, Wie so wichtig?

Weil jede andere Reihenfolge etwas Bestimmtes kostet. Beide Fehler sehe ich regelmäßig.

Ein Geschäftsführer, der sein Team von einer neuen Strategie überzeugen wollte, hatte in seinem Entwurf genau das Wie vor das Warum gestellt: erst die Einzelheiten der Umsetzung, dann die Gründe. Wir haben es umgedreht. Zuerst das Ziel, dann warum dieser Weg, dann wie. Das Wie ist danach nur noch eine Anleitung, keine Zumutung mehr.

Das Warum ist dabei empfängergerecht. Die IT-Abteilung überzeugst du mit weniger Tickets, die Geschäftsführung mit gelösten Problemen, das Team mit weniger Doppelarbeit.

Eine Klientin aus einer Stadtverwaltung hat Software-Roboter so erklärt: Was ist das, in zwei Sätzen, weil nicht jeder es weiß. Warum: ein Drittel des Personals geht bis 2030 in Pension. Wie: eine Bestandsaufnahme der wiederkehrenden Aufgaben und ein Workshop. Die Einleitung war die beste, die ich lange gehört hatte, weil sie mit der Frage begonnen hat, was das Gegenüber schon weiß.

Wie verteilt sich die Redezeit?

Die drei Punkte bekommen ungefähr gleich viel. Wenn einer doppelt so lang wird wie die anderen, ist er meistens zwei Punkte, oder er enthält Details, die in ein Handout gehören. Einleitung und Schluss sind kurz, aber sie sind die beiden Stellen, die du Wort für Wort ausformulierst, wie im Artikel zum Einstieg in die Präsentation beschrieben.

Wie übst du die Struktur, bis sie von allein entsteht?

Die Struktur zu kennen ist nicht dasselbe, wie sie zu haben. Im Training läuft es in vier Stufen, die jeweils nur Minuten dauern.

Beim Prüfen der Aufnahme helfen fünf Fragen, dieselben, die ich im Feedback stelle: Gab es eine Hook und war die Einleitung klar? Hast du jeden Hauptpunkt angekündigt und hatte jeder ein Beispiel oder Detail? Gab es eine Zusammenfassung oder einen Appell?

Fünfmal ja und die Struktur steht.

Wer die drei Säulen zwanzigmal gezeichnet hat, zeichnet sie im Kopf, während jemand noch die Frage stellt. Das ist der Moment, in dem aus Struktur spontanes Sprechen wird. Und weil die Frage oft kommt: Auswendig lernst du davon nichts. Du merkst dir drei Wörter.

Aus meiner Coaching-Praxis: Vor der Nominierungsversammlung in seiner Gemeinde ist Georg ins Coaching gekommen. Er heißt in Wirklichkeit anders, ist Unternehmer und hat für ein Ehrenamt kandidiert, für das er sich bei der Versammlung vorstellen musste. Seine Rede war chronologisch gebaut: Vergangenheit, Gegenwart, Zukunft. Beim ersten Durchgang hat sie wie ein vorgelesener Lebenslauf geklungen, viele Absätze, der Zusammenhang unklar.

Wir haben zuerst die Botschaft in einen Satz gefasst: Ich bin der Richtige dafür. Daraus sind drei Punkte geworden, wer ich bin, was ich kann, was ich für euch will. Die Kompetenz ist aus seinem Beruf gekommen, Verantwortung, hartes Arbeiten, langfristiges Denken. Das Wollen aus dem Grund, warum er angetreten ist, und aus der Antwort auf den Einwand, den alle im Saal hatten: Wie soll der das neben dem Betrieb schaffen?

Ein Zitat, das er als Einstieg gewählt hatte, ist im Hauptteil noch zweimal aufgetaucht und so zum roten Faden geworden. Der Schluss hat nur zusammengefasst, was oben schon da war. Ein paar Wochen später hat er erzählt, dass er mit derselben Struktur seinen Betrieb vor einer branchenfremden Gruppe vorgestellt hat. Die Gruppe hat alles verstanden.

Und wie ist deine nächste Vorstellung gebaut, als Lebenslauf oder um den einen Satz herum, den die Leute mitnehmen sollen?

Von der Materialsammlung zur klaren Präsentation

Wenn du die Struktur kennst und trotzdem vor jeder Präsentation wieder bei einer Materialsammlung landest. Das ist kein Wissensproblem, sondern eine Frage der Übung: Die drei Säulen müssen so oft gezeichnet worden sein, dass sie im Kopf von allein entstehen.

Im Einzeltraining bauen wir deine Präsentationen gemeinsam, zuerst die, die gerade ansteht, dann spontan zu Themen aus deinem Alltag, mit zwanzig Sekunden Vorbereitung. Ich bin dabei kein Fachmann für dein Thema. Genau das ist der Vorteil: Ich glaube dir alles, mir geht es nur um die Struktur. Du kannst dir hier direkt ein kostenloses, unverbindliches Analysegespräch sichern.